Технологии / Живой протокол

✓ Выбор НСПТ
Количество проектов: 
13

 

Технология оперативной модерации

 

«Живой протокол»

 

От живого текста к живому совещанию

 

1. Патенты

  • Первая публикация / NSPT.RU / 06.02.2015
  • Патент НСПТ № 11095 / 06.02.2015

2. Список авторов технологии с указанием авторских долей

© Автор – Дмитрий Сергеев 100% (2004 г., Обнинск, Россия)

3. Опыт апробации

  • Фонд «Новые перспективы» / Серия тренингов для руководителей добровольческих центров по программе «Make of connection» (Международный молодежный фонд, корпорация Nokia) / 2004 год
  • Российско-Немецкий дом в Москве / Серия тренингов по управлению некоммерческими организациями / 2004 - 2006 г.

4. Проблема и цель применения технологии

Живой протокол не обеспечит качество решений, но повысит эффективность совещания:

  • визуализируя предмет обсуждения;
  • увеличивая активность участников;
  • позволяя избежать фактических ошибок;
  • обеспечивая структуру совещания;
  • придавая совещанию открытый характер;
  • активизируя ассоциативные связи;
  • фиксируя новые идеи;
  • формируя культуру дискуссии;
  • создавая многостраничный документы к окончанию совещания;
  • обеспечивая после редактирования возможность публикации протокола;
  • поддерживая с позиции причастности возврат к предмету совещания в будущем.

Живой протокол – мощный инструмент модерации совещания, визуализации учебного курса (тренинга), организации мозгового штурма, научной конференции, молодежного форума, творческой дискуссии, политического съезда и других смысловых событий.

Существенной особенностью живого протокола является его интерактивный характер (в отличии от видеосъемки, звукозаписи и классического протокола), позволяющий влиять на результаты совещания и превращающего секретаря в субъекта дискуссии.

5. Базовый алгоритм

5.1. Формула

Шаблон документа + Компьютер + Проектор + Экран + Оператор визуальных смыслов = Живой протокол

5.2. Шаблон

Заранее подготовьте шаблон протокола. Определите шрифты, уровни списков, горячие клавиши, автозаменяемые аббревиатуры, поля и отступы. Разместите в колонтитулах название события, номера страниц, дату совещания, бренды организаторов. Сформируйте заголовок, вставьте логотипы, интерактивные ссылки, укажите время и место события, фамилии ведущих, контактную информацию. Обозначьте структуру совещания, дни, смысловые блоки, регламент, временные интервалы. Укажите темы основных докладов и имена выступающих, вставьте иллюстрации, гиперссылки, таблицы, диаграммы и фото, необходимые докладчикам. Подготовьте заготовку свободного (пустого) раздела: заголовок 1 уровня, формат абзаца, список 1 уровня.

Создайте на рабочем столе папку совещания и тематическую заставку, скопируйте шаблон в папку. Проверьте отображение на экране, подберите масштаб, настройте резкость.

5.3. Компьютер + Проектор + Экран

Без комментариев. Используйте мышь. Настройте Интернет. Подключите колонки.

5.4. Оператор визуальных смыслов

Превращение технического секретаря во второго ведущего, оперирующего визуальными смыслами, позволяет существенно повысить эффективность совещания. Включенность участников в процесс формирования живого протокола позволяет закрепить смыслы коммуникации в сознании участников, создать содержательные, эмоциональные и визуальные «якоря», позволяющие эффективно использовать результаты совещания в дальнейшей работе.

В то же время, многочисленные грамматические и фактические ошибки, неграмотное использование интерфейса, попытка дословно записывать выступающих, медленный набор, неряшливое форматирование, появление записей в ходе основных докладов отвлечет внимание участников от смыслов дискуссии, спровоцирует многочисленные поправки, заставит выступающих отвлекаться на коммуникацию с оператором и снизит эффективность совещания.

Как и любая другая технология живой протокол может быть «во благо» или «во вред», что зависит от подготовки оператора. Необходимо обеспечить его компетентность по предмету обсуждения, свободное владение используемым редактором и, что самое трудное, минимальной тренерской подготовкой. Оператор не столько фиксирует результаты дискуссии, сколько управляет ей вместе с ведущим, опираясь на высказывания участников, предлагая собственное мнение (даже без вербального предъявления), используя визуальные (схемы, иллюстрации, фото, видео) и аудио (отбивки, музыкальные фрагменты, цитаты) метафоры, выделяя цветом или размером шрифта главное, обеспечивая логические выводы. В своем роде оператор живого протокола должен быть похож на талантливого DJ, отражающего настроение участников и предъявляющего собственные интерпретации происходящего. Но, конечно, без доминирования над участниками и основным ведущим…

6. Обработка протокола

Живой протокол в ходе совещания наполняется не только фактическим материалом, но и ассоциативными связями, понятными только участникам действия. В зависимости от планируемого использования меняется смысл последующего редактирования.

6.1.  Корпоративное использование

Требуется минимальная правка: грамматические ошибки, структура документа, форматирование. Основная цель – сохранить «букву и дух» совещания, оставляя смысловые выводы и эмоциональные акценты без формального редактирования. Такие протоколы с интересом читаются даже спустя много лет.

6.2.  Открытая публикация

Внешним читателям в меньшей степени будет интересна перепалка по итогам завершенного проекта и многочисленные эмоциональные высказывания. Им будут непонятны многие сокращения и ссылки на итоги прошлогоднего совещания. Если вы готовите протокол для открытой публикации, придется оставлять только самое основное: логику и смысл принятых решений.

7. Программное обеспечение

Живой протокол можно вести в любой программе, работающей с текстами, или в редакторе презентаций. Если планируются многочисленные расчеты – лучше использовать электронные таблицы.

Можно, также, использовать одновременно несколько программ, переключаясь между окнами или экранами, включая все получаемые материалы в итоговый отчет.